La recherche d'un nouveau cabinet ou de locaux professionnels est une décision à long terme. La sécurité à long terme de l'emplacement d'un cabinet est un critère essentiel pour son succès. Les médecins, docteurs ou thérapeutes sont confrontés à de nombreuses questions lorsqu'ils recherchent de nouveaux locaux professionnels.
Pour ouvrir un cabinet, il faut être titulaire d'un diplôme de médecin ou de psychothérapeute. Il convient de distinguer les cabinets privés, qui traitent des patients privés et des patients dits « payants », des cabinets qui traitent également des patients assurés par le régime légal (qui constituent la majorité de la population). En règle générale, le médecin doit demander une autorisation d'exercer en tant que médecin conventionné auprès des caisses d'assurance maladie légales. Pour cela, il doit s'inscrire au registre des médecins et déposer une demande écrite d'agrément auprès de la commission d'agrément (vérifier les dispositions du Code social allemand, livre V, et du règlement relatif à l'agrément des médecins !). Si l'examen est positif, le médecin obtient l'agrément.
Une fois que la question de la création ou de la reprise d'un cabinet a été tranchée, la recherche de nouveaux locaux peut commencer. En choisissant un nouvel emplacement, le praticien prend généralement une décision à long terme, souvent pour toute sa carrière. C'est pourquoi la recherche doit être effectuée avec l'aide d'un professionnel et avec le plus grand soin. L'analyse du site constitue ici la base la plus importante. Elle fournit des informations sur les facteurs liés à l'emplacement, tels que le pouvoir d'achat, la structure de l'environnement et la pyramide des âges de la population. L'analyse du site porte sur l'emplacement du cabinet et son environnement. En outre, il est important de se renseigner sur les cabinets et autres prestataires de services (autres fournisseurs de services) déjà présents dans les environs.
La desserte par les transports publics est également très importante. Une bonne visibilité du bâtiment depuis la rue et un accès facile en voiture augmentent l'attractivité de votre nouveau cabinet. Le bâtiment doit également être facilement accessible et disposer d'un ascenseur.
Une fois qu'un emplacement approprié a été identifié, il convient de planifier l'aménagement intérieur et le déroulement des traitements avant de signer un contrat de location. Cela a une influence décisive sur le bien-être des patients et des employés.
Une fois qu'un emplacement approprié a été trouvé pour un nouveau cabinet, il convient de vérifier que le bien immobilier répond aux nombreuses exigences liées à l'activité du cabinet. Un aménagement attrayant du cabinet crée un environnement agréable tant pour les patients que pour le personnel. Outre l'aspect purement esthétique, il convient également de tenir compte des exigences en matière de matériaux (par exemple, exigences relatives aux revêtements de sol : antidérapants, faciles à nettoyer, etc.). Les principes fondamentaux de l'aménagement d'un cabinet sont les suivants : propreté, luminosité et convivialité. Dans la concurrence entre les cabinets, l'aménagement intérieur joue aujourd'hui un rôle important. Il convient de porter une attention particulière à la salle d'attente, car c'est là que les patients passent le plus de temps.
Une bonne planification du cabinet et une organisation efficace des espaces sont des facteurs de réussite importants. L'aménagement du cabinet contribue également à donner une image positive. Il est recommandé de faire appel à un architecte d'intérieur expérimenté. Nous nous ferons un plaisir de vous recommander un professionnel.
Nos conseillers vous assistent non seulement dans la recherche de nouveaux locaux, mais aussi dans le cadre d'une option de prolongation de bail, d'une renégociation ou d'une résiliation du bail existant de votre cabinet. En effet, les négociations relatives au contrat de location revêtent une importance capitale. Souvent, ce ne sont pas seulement le loyer ou la superficie qui comptent, mais plutôt les clauses du contrat rédigé par le bailleur. Les bailleurs exigent souvent des durées de contrat longues, une adaptation du loyer, la prise en charge des frais de rénovation, le remboursement de la TVA, etc. En outre, selon le type de cabinet, il convient de veiller à ce que l'emplacement soit garanti à long terme et que le loyer puisse être calculé à long terme ou qu'une clause de sortie soit prévue en cas d'incapacité professionnelle permanente. En effet, dans le cadre de contrats de location à long terme, le locataire du cabinet s'engage à payer le loyer dans tous les cas pendant toute la durée du contrat, indépendamment de la situation économique du cabinet.
Avant de conclure un contrat de location, il est recommandé de consulter un avocat spécialisé dans le droit des contrats de location. Nous nous ferons un plaisir de vous recommander un confrère.
En cas de reprise d'un cabinet, le contrat de reprise du cabinet régit les détails relatifs au transfert du cabinet, du personnel, de la patientèle ainsi que les frais de reprise et la date de reprise correspondante.
Au cours de nos nombreuses années d'activité dans le domaine de la location de bureaux et de cabinets, cet aspect important a souvent été sous-estimé. Lors de la location d'un cabinet ou d'un espace thérapeutique, il arrive souvent que le locataire ne puisse pas déduire la TVA du loyer. C'est pourquoi les contrats de location de cabinets prévoient un loyer dit « brut » (TVA comprise). Veuillez discuter de ce point important avec votre conseiller fiscal avant de signer un contrat de location de cabinet.
En règle générale, les surfaces louées existantes (bureaux) sont transformées et agrandies pour accueillir de nouveaux cabinets. Les transformations et agrandissements nécessaires doivent donc être discutés dans le cadre de la location. Il s'agit par exemple des revêtements de sol, de l'éclairage, de la répartition des pièces, des raccordements aux réseaux (eau, électricité, ventilation, etc.), du câblage informatique ou des installations sanitaires. Avant que les travaux puissent commencer, il faut généralement déposer une demande de permis de construire pour changement d'affectation (conformément au règlement régional en matière de construction)
Lors de l'agrandissement ou de la transformation de locaux professionnels, de nombreuses contraintes doivent être prises en compte. Nous les avons résumées pour vous dans un plan de déroulement type :
- Mandat / élaboration d'un concept de protection contre les incendies par un architecte
- Mandat / élaboration d'une demande de permis de construire par un architecte
- L'architecte dépose la demande de permis de construire et tous les justificatifs, y compris les annexes, auprès du service de l'urbanisme
- Réception d'un avis du service de l'urbanisme indiquant que tous les documents ont été remis dans leur intégralité
- Traitement de la demande de permis de construire (en règle générale, 3 à 6 mois à compter de la confirmation de réception, point 4)
- Réception du permis de construire
- Début des travaux d'aménagement du cabinet avec la déclaration de début des travaux
- Déclaration d'achèvement des travaux au service de l'urbanisme avant le début de l'activité du cabinet Rendez-vous sur place avec les services et départements concernés, vérification des conditions (protection contre les incendies, etc.)
