Participer à des conférences malgré le télétravail et l'absence physique au bureau ! Teams, Zoom, Skype ou encore GoToMeeting. Tous ces outils sont indispensables dans la situation actuelle. Mais à quoi faut-il faire attention lors d'une telle conférence numérique ? Existe-t-il une sorte de « guide des bonnes manières » pour ce cas de figure ?
Quelle pièce choisir pour une visioconférence ? Comment aménager l'arrière-plan ? Faut-il vraiment porter une tenue professionnelle ? Les visioconférences offrent de nombreux avantages et une grande flexibilité, ce n'est un secret pour personne, mais elles nécessitent, tout comme les réunions au bureau, une préparation minutieuse.
Tout d'abord, le choix du lieu de travail ou de la pièce est important. Vous devez vous assurer que vous vous trouvez dans un environnement calme et que vous ne serez pas dérangé par des enfants, des colocataires ou votre partenaire. Dans ce cas, le microphone doit être coupé lorsque personne ne parle. Cela permet d'éviter et de contrôler les bruits de fond. Dans la mesure du possible, choisissez un endroit neutre, rangé et bien éclairé, disposant d'une connexion Internet stable et offrant une atmosphère de travail agréable.
Si la conférence a lieu dans une salle de conférence au sein de l'entreprise, veillez à la disposition des sièges et au placement des caméras. Chaque participant doit être bien visible et avoir une bonne vue sur l'écran.
Passons maintenant au « code vestimentaire ». Existe-t-il vraiment un code vestimentaire pour les vidéoconférences ? Oui !
Les règles de conduite sont pratiquement les mêmes que lors d'une réunion quotidienne ou d'une rencontre personnelle au bureau. Après tout, il ne s'agit pas d'une conférence Skype privée avec la famille, les amis, etc., même si le confort de votre domicile peut vous y inciter. Veillez donc à vous habiller de manière appropriée, conformément au code vestimentaire de votre entreprise, afin de donner une impression professionnelle.
Assurez-vous que tous les participants à la conférence peuvent vous reconnaître et vous voir clairement, que vous vous placez à peu près au centre de la caméra et que vous affichez une attitude aimable. Il est préférable de parler clairement, de faire des pauses occasionnelles et de maintenir un contact visuel direct avec vos collègues. Demandez au début si tous les participants vous entendent bien. Utilisez de préférence des écouteurs, car ils isolent quelque peu des bruits extérieurs et permettent de se concentrer sur votre interlocuteur.
Restez concentré. Même si la tentation est grande de jeter un coup d'œil à votre téléphone portable, de consulter vos e-mails ou d'écrire un SMS, vous devez vous en abstenir. Vous pouvez bien sûr prendre des notes sur une feuille, mais pas sur votre ordinateur, car le bruit des touches peut perturber la conférence.
Dans la situation actuelle, une conférence virtuelle est particulièrement adaptée. Elle permet d'éviter les rassemblements de personnes et les contacts physiques, tout en permettant de discuter des sujets importants. On constate que les vidéoconférences sont très appréciées tant par les employeurs que par les employés et les clients, et qu'elles sont désormais indispensables.
Malgré tout, les règles susmentionnées doivent être respectées, car il ne faut pas sous-estimer l'importance d'une vidéoconférence.
Les conférences web présentent de nombreux autres avantages. Parmi ceux-ci, on peut également citer :
- Réduction des frais de déplacement
- Gain de temps
- Retour rapide au bureau
- Un travail respectueux de l'environnement
- Flexibilité et collaboration indépendante du lieu
- Visualité (contrairement aux conférences téléphoniques)
- Échanges plus réguliers possibles
- Échanges internationaux possibles en un temps record
