La crise du coronavirus a bouleversé la vie professionnelle de nombreuses personnes. On estime que 40 % des Allemands ont travaillé à domicile pendant le confinement. Le passage au télétravail s'est souvent fait de manière improvisée. Cependant, pour que le travail à domicile se déroule dans de bonnes conditions, comme le souhaitent de nombreux employeurs et employés, certaines dispositions légales doivent être respectées.
La mise en place de postes de télétravail entraîne des coûts supplémentaires non négligeables et des charges supplémentaires pour les employeurs, expliquent les experts de Larbig & Mortag Immobilien à Cologne.
Pendant le confinement lié au coronavirus, de nombreux employés ont été contraints de se mettre en télétravail du jour au lendemain et ont travaillé pendant plusieurs semaines depuis leur table de cuisine ou leur canapé. Beaucoup ont été surpris de constater à quel point cela fonctionnait bien dans de nombreux cas. Bon nombre d'entre eux souhaitent continuer à travailler chez eux à temps partiel, même après l'assouplissement des restrictions. Il convient toutefois de tenir compte de plusieurs éléments. Un poste de télétravail qui doit respecter la réglementation sur les lieux de travail n'a pas grand-chose à voir avec le déménagement spontané imposé par la crise, où tout le monde a fermé les yeux.
Il convient tout d'abord de distinguer le télétravail du travail mobile, deux termes souvent utilisés comme synonymes. Dans le cas du télétravail, l'employeur doit remplir les mêmes exigences en matière de lieu de travail que dans le bureau. «Cela signifie qu'il doit fournir le mobilier et l'équipement technique tels que le bureau, la chaise de bureau, l'ordinateur et les outils de travail tels que l'imprimante, le papier, etc. Dans certains cas, des forfaits supplémentaires peuvent être convenus pour l'utilisation du téléphone et d'Internet », explique Uwe Mortag, associé gérant de Larbig & Mortag Immobilien.
L'employeur est légalement tenu de garantir la santé de ses employés. Cela signifie qu'il doit vérifier au préalable si le poste de travail à domicile de l'employé répond aux exigences nécessaires. Il faut par exemple que la pièce soit suffisamment éclairée par la lumière du jour et qu'elle ait une taille minimale. Dans le même temps, les employés jouissent d'un droit de domicile à leur domicile. «Cela signifie qu'ils ne sont pas tenus de laisser entrer leurs supérieurs. C'est pourquoi ces derniers devraient se faire accorder un droit d'accès à l'espace de travail de leurs employés », conseille l'expert immobilier Mortag.
La saisie du temps de travail peut être une autre source de conflit. La Cour européenne de justice a rendu l'année dernière un arrêt historique qui impose aux supérieurs hiérarchiques une obligation de saisie précise du temps de travail. Ils doivent donc demander à leurs collaborateurs en télétravail de consigner leurs heures de travail. Alors qu'au bureau, il est facile de voir quand les employés arrivent, partent, font des pauses, etc., cela est difficile à vérifier à distance. Selon un arrêt de la Cour fédérale du travail, les « keyloggers », qui enregistrent les saisies de l'utilisateur sur l'ordinateur et montrent qu'il a travaillé, ne peuvent être utilisés que dans des cas justifiés. Il va sans dire que la sécurité des données doit également être respectée dans le cadre du télétravail. Si la télétravailleuse a emporté des documents sensibles à son domicile, ceux-ci doivent être mis sous clé une fois le travail terminé. Il faut également s'assurer que les collaborateurs qui travaillent à leur domicile effectuent les mêmes mises à jour de pare-feu sur leur ordinateur que celles effectuées sur les ordinateurs du bureau. Certaines entreprises contournent ce problème en n'autorisant pas le travail à l'extérieur des locaux pour les activités impliquant le traitement de données sensibles.
Contrairement au télétravail, le travail mobile permet à l'employé d'exercer son activité professionnelle partout, que ce soit dans un parc, un hôtel ou un café. Il n'existe pratiquement aucune réglementation légale à ce sujet. En fin de compte, parce qu'il est prévu pour des phases temporaires (par exemple, des voyages d'affaires) et non pour passer une journée entière de travail dans le train ou dans un café.
Un nouveau poste de télétravail coûte environ 3 000 à 5 000 euros par employé
Si l'on compare le coût de l'équipement d'un poste de télétravail à celui d'un poste de bureau existant, les dépenses supplémentaires sont évidentes. L'employeur doit prévoir environ 3 000 à 5 000 euros par poste de télétravail pour le mobilier et la technologie. Dans la plupart des cas, les bureaux sont déjà équipés de cette technologie. On pourrait toutefois faire valoir que l'on pourrait réduire la surface de bureau en demandant aux collaborateurs qui travaillent occasionnellement à distance de partager un bureau au bureau. Si l'on compte environ 12 à 15 mètres carrés d'espace de bureau par employé et que moins d'employés viennent au bureau chaque jour, il serait possible de sous-louer les espaces superflus. Cela n'est toutefois conseillé que si des pièces ou des étages entiers peuvent être séparés et qu'il n'y a pas de mélange entre les employés de différentes entreprises, surtout en période de pandémie. En outre, la sous-location ou la relocation à long terme d'espaces de bureau pourrait poser problème à l'avenir, à savoir si les employés en télétravail n'atteignent pas la productivité souhaitée ou ne bénéficient pas d'échanges intensifs avec leurs collègues, ou s'ils souhaitent simplement revenir au bureau. Dans ce cas, ces surfaces sont généralement louées à long terme. L'employeur ne peut pas y revenir rapidement. Mais il est toujours possible de compenser en partie les dépenses liées aux postes de télétravail en réduisant la surface louée.
Veillez à la flexibilité des contrats de location et des constructions
«Les personnes qui recherchent actuellement des bureaux doivent veiller à la flexibilité, d'une part en termes de possibilités d'adaptation du contrat de location, telles que des durées plus courtes, des options de prolongation et une liberté maximale en matière de sous-location », conseille Mortag. D'autre part, le locataire doit vérifier la flexibilité architecturale, c'est-à-dire la possibilité d'adapter les plans, de séparer les petits bureaux et de les démanteler à moindre coût.
En fin de compte, la flexibilité des horaires et des lieux de travail est importante pour attirer et fidéliser les employés. Les échanges personnels au bureau, qui débouchent souvent sur des solutions créatives et de nouvelles idées, que ce soit à la machine à café, à l'imprimante, à la photocopieuse ou lors de réunions d'équipe, restent essentiels dans une société du savoir. Les vidéoconférences peuvent difficilement les remplacer.
Tous les employés ne devraient pas pouvoir travailler comme ils le souhaitent
«Nous tenons également à souligner que les employés s'habituent trop rapidement à une situation de travail à domicile. Cela peut nuire à leur disponibilité. De plus, le flux d'informations et les échanges créatifs ne peuvent pas être maintenus aussi bien avec les employés en télétravail qu'avec ceux qui travaillent au bureau. L'employeur a un devoir de protection et d'assistance », explique M. Mortag.
À l'avenir, les entreprises auraient tout intérêt à mettre en place un modèle de travail hybride. Cela signifie que les employés qui souhaitent travailler temporairement à domicile en auront la possibilité. Il sera déterminé à quelle fréquence ils pourront travailler depuis leur domicile, quelles tâches ils devront y effectuer et à quelles occasions ils devront se rendre au bureau. Les autres peuvent continuer à travailler au bureau comme avant. Ces concepts n'ont pas vu le jour avec la Covid-19, mais ils font l'objet de discussions plus approfondies depuis le début de la pandémie.
