Unternehmen und Mitarbeiter halten an Büroarbeitsplätzen fest

Wenn in einigen Wochen Büropräsenz wieder möglich ist, müssen sich Führungskräfte auf mehr Abstimmungsaufwand einstellen. Dies wird nötig, weil vermutlich einige Beschäftigte weiterhin im Home-Office arbeiten, während andere lieber ins Büro gehen.

Die wenigsten Arbeitgeber – aber auch Beschäftigten – wollen allerdings dauerhaftes Home-Office, wie verschiedene Umfragen belegen. Entsprechend möchten aktuell nur 6,4 Prozent der Unternehmen ihre Büroflächen verkleinern. Darauf weisen die Experten von Larbig & Mortag Immobilien in Köln hin.

Während des ersten Lockdowns überwog bei vielen Arbeitnehmern die Begeisterung, mobil arbeiten zu können. Auch Arbeitgeber waren stolz, innerhalb kurzer Zeit mobiles Arbeiten zu realisieren. Vor der Pandemie standen viele Führungskräfte Home-Office skeptisch gegenüber.

Beim zweiten Lockdown war diese Euphorie vielfach verflogen und wich Ernüchterung. Diese Phase dauerte weitaus länger, erstreckte sich über die dunkle Jahreszeit und zeigte allen Beteiligten die Grenzen mobilen Arbeitens auf: Führungskräfte taten sich schwer, Mitarbeiter aus der Distanz zu führen und zu motivieren. Viele Beschäftigte fühlten sich in ihren vier Wänden sozial isoliert und sehnten sich nach einem Leben in geordneten Bahnen und mit persönlichem Austausch. In einer Untersuchung der TU Darmstadt gaben 40 Prozent an, Zuhause erheblich schlechter arbeiten zu können als im Büro. Bei 14 Prozent war der Arbeitserfolg in den eigenen vier Wänden größer als im Büro. Beim dauerhaften Telearbeiten zeigen sich zudem neue Herausforderungen beim Onboarding neuer Mitarbeiter, wenn diese nicht im Büro, sondern nur per Videokonferenz eingearbeitet werden können.

Gleichzeitig wird dieses größte Experiment der modernen Büroarbeitswelt fortwährend wissenschaftlich begleitet. Quasi im Monatsrhythmus erscheinen Umfragen und Untersuchungen, die sich mit der Zukunft der Office-Arbeit befassen.

Einige Thesen kristallisieren sich heraus:

  • Nur eine Minderheit der Firmen will es Mitarbeitenden erlauben, mehr als zwei Tage die Woche mobil zu arbeiten. Auch internationale Tech-Konzerne wie Google haben sich von der Idee verabschiedet, künftig allen Mitarbeitenden permanentes mobiles Arbeiten zu ermöglichen, sofern sie dies möchten.
  • 60 Prozent der Beschäftigten lehnen andauerndes Home-Office ab (Quelle: ISG-Institut). Die Mehrheit will maximal ein oder zwei Home-Office-Tage pro Woche. Das deckt sich mit dem Wunsch vieler Arbeitgeber.
  • Laut einer Umfrage unter 1.200 Unternehmen wollen nur 6,4 Prozent künftig ihre Bürofläche verkleinern (Quelle: Institut der Deutschen Wirtschaft).
  • Bislang ist nicht zu beobachten, dass Büronutzer (anteilig ihrer Beschäftigtenzahl) weniger Büroflächen suchen als vor der Krise.
  • Ein komplettes Zurück in die Arbeitsstrukturen, wie sie vor Corona herrschten, wird es nur selten geben. Nicht zuletzt deshalb, weil Mitarbeitende flexible Arbeitszeiten und -orte einfordern. Wer starre Strukturen einfordert, könnte künftig Schwierigkeiten bei der Mitarbeitergewinnung haben.

Wenn sich künftig wahrscheinlich Teile der Belegschaft im Home-Office befinden, während Kollegen im Büro arbeiten, ändern sich auch die Arbeitsprozesse. „Es braucht mehr Abstimmung, wenn man zum Beispiel ein Meeting im Office mit allen beteiligten Teammitgliedern organisieren will, weil gegebenenfalls ein oder mehrere Teilnehmer gerade Zuhause arbeiten. Spontane Zusammenkünfte werden erschwert“, erläutert Uwe Mortag, Geschäftsführer von Larbig & Mortag Immobilien. Die Pandemie-Phase wiederum hat gezeigt, dass der persönliche Austausch vor Ort die Kreativität fördert, Ideen und Lösungsansätze beim spontanen Gespräch besser und schneller gefunden werden. Eine Videokonferenz kann dies nur schwerlich leisten.

Nicht vom „Flurfunk“ abgeschnitten sein

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die künftig gerne häufiger mobil arbeiten wollen, müssen aufpassen, nicht „abgehängt“ zu werden, wenn viele Kolleginnen und Kollegen ihre Arbeitszeit vermehrt im Büro verbringen. Das gilt für den innerbetrieblichen Informationsfluss ebenso wie für den persönlichen Austausch und die nächsten Karriereschritte. Führungskräfte stehen vor der Herausforderung, diese ebenbürtig zu behandeln wie Kollegen, die permanent im Büro präsent und somit sichtbarer sind.

Neue Anforderungen an Büroflächen

Eine zeitgemäße Arbeits- und Unternehmenskultur wird sich noch mehr in kostengünstig realisierbaren Anpassungsmöglichkeiten der Büroflächen widerspiegeln. Wechselnde Teams arbeiten immer häufiger an unterschiedlichen Aufgaben. Entsprechend müssen Konferenz- und Gruppenbüros unterschiedlicher Größen realisierbar sein, ist Experte Mortag sicher. Auf der Wunschliste vieler Büronutzer stehen außerdem wohnlich anmutende Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten sowie Pausen- und Kommunikationsflächen. Letztlich gilt, auch das belegt die ISG-Umfrage, dass Mitarbeiter umso produktiver sind, je attraktiver ihr Büroarbeitsplatz ist. Das setzt unter anderem gutes Raumklima, moderne IT-Technik und ergonomisches Mobiliar voraus.

Unter dem Strich werden Unternehmen nur dann Büroflächen reduzieren und Miete einsparen können, wenn eine große Anzahl an Mitarbeitenden regelmäßig mobil arbeitet. Um Mietfläche einzusparen, muss auf Desk-Sharing umgestellt werden. Dann hat aber nicht mehr jeder Beschäftigte seinen persönlichen Schreibtisch im Büro, was in der Regel einen Kulturwandel im Unternehmen mit sich bringen muss. „Die eingesparte Mietfläche nach der Corona-Pandemie durch Home-Office und modernes Desk-Sharing im Büro, löst aber nicht die Herausforderungen der Unternehmensidentifikation, Kommunikation und Mitarbeiterbindung. Dies wird einer Vielzahl unserer Kunden derzeit bewusst und löst ein Umdenken aus“, beschreibt Mortag die aktuelle Lage am Büroimmobilienmarkt.

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