Datenschutzerklärung für Auftraggeber und Auftragnehmer (Maklergeschäft) der Larbig & Mortag Immobilien GmbH


1. Name und Anschrift des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten 

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Larbig & Mortag Immobilien GmbH
Theodor-Heuss-Ring 23, 50668 Köln
E-Mail: info@larbig-mortag.de
Tel.: +49 221 998 997 0
Fax: +49 221 998 997 99

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten gem. Art. 37 DSGVO bestellt. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter den nachfolgenden Kontaktdaten:

Herr Christian Deutz
Larbig & Mortag Immobilien GmbH
Theodor-Heuss-Ring 23, 50668 Köln
E-Mail: datenschutz@larbig-mortag.de

Zum Zwecke der Anbahnung, Vermittlung, Begründung und der Durchführung von Miet- und Kaufverträgen bezüglich der von uns angebotenen Immobilien erheben und verarbeiten wir Daten im Einklang mit den Bestimmungen des Datenschutzrechts wie folgt.

2. Kontaktaufnahme durch Interessenten, Informationsunterlagen, Besichtigungstermin

2.1 Beschreibung und Umfang der Datenbearbeitung

Zum Zweck der Bearbeitung von Anfragen von Interessenten bezüglich zu vermietender oder zu verkaufender Immobilien-Objekte, der Bereitstellung von Informationen und der Vereinbarung von Besichtigungsterminen erheben wir Daten wie nachfolgend dargestellt. Soweit wir Ihnen Informationen über das Immobilienobjekt im Wege eines interaktiven Exposés zur Verfügung stellen, beachten Sie bitte die ergänzenden Informationen in dem nachfolgenden Abschnitt unter Ziffer III.

·  Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift

·  E-Mail-Adresse, Telefonnummer

·  Anzahl der im Haushalt lebenden Personen

·  Angaben aus Wohnberechtigungsschein, soweit vorhanden/einschlägig

2.2 Zweck der Verarbeitung
Die Erhebung und Verarbeitung der Daten erfolgt zum Zwecke der Beantwortung und Abwicklung der Anfragen von InteressentInnen, der Übermittlung angeforderter Informationen und der Prüfung und Vereinbarung von Besichtigungsterminen.


2.3 Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung
Die Zulässigkeit der Erhebung personenbezogener Daten der InteressentInnen richtet sich bis zum und im Besichtigungstermin regelmäßig nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Spätestens nach der Erklärung der InteressentInnen, in ein Vertragsverhältnis bezüglich einer konkreten Immobilie eintreten zu wollen, entsteht ein vorvertragliches Schuldverhältnis zu den künftigen InteressentInnen, so dass dann zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO maßgebend ist. Die Datenverarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, f DSGVO zu den genannten Zwecken und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Vermittlungs- und Anbahnungsverhältnis eines Miet- oder Kaufvertrages erforderlich.


2.4 Dauer der Speicherung
Soweit sich Ihr Interesse und Ihre Anfrage auf ein konkretes Immobilien-Objekt bezieht, entfällt die Erforderlichkeit der Verarbeitung für die Vertragsanbahnung/Anfragebearbeitung, sobald eine Auswahl unter den InteressentInnen getroffen und ein entsprechender Vertrag bezüglich des betroffenen Immobilienobjekts abgeschlossen worden ist. Die Daten nicht berücksichtigter InteressentInnen werden in diesem im Fall regelmäßig nach Ablauf von sechs Monaten ab diesem Zeitpunkt gelöscht. Ist die Anfrage und das Interesse der InteressentInnen (auch) auf weitere und zukünftige Immobilienobjekte gerichtet, so entfällt die Erforderlichkeit der Verarbeitung der Daten, wenn der Interessent mitteilt, dass ein entsprechendes Interesse nicht mehr besteht. Die Daten nicht berücksichtigter InteressentInnen werden in diesem im Fall regelmäßig nach Ablauf von sechs Monaten ab diesem Zeitpunkt gelöscht. Sofern wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind, wir ein überwiegendes berechtigtes Interesse an der hierüber hinausgehenden Speicherung haben oder Sie in eine darüber hinaus gehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben, sind diese Fristen maßgeblich.


2.5 Weitergabe von Daten an Dritte
Ihrer persönlichen Daten werden nicht an andere außer den im Folgenden genannten Dritten zu den aufgeführten Zwecken weitergegeben. Zum Zwecke der Beantwortung von Anfragen von Mietinteressenten, der Übermittlung von Informationen zum Immobilienobjekt und zur Vereinbarung und Wahrnehmung von Besichtigungsterminen behalten wir uns vor, die von Ihnen gemachten Angaben an ein Dienstleistungsunternehmen weiter zu leiten. Die
weitergegebenen Daten dürfen von diesen ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

3. Interaktives Exposé der Larbig & Mortag Immobilien 

Wir stellen unseren Kunden die Exposéunterlagen im modernen digitalen Format (Interaktives Exposé genannt) zur Verfügung. Das Interaktive Exposé erfasst dabei automatisiert bei jeder Verwendung das Leseverhalten, die Aufrufe und die Interaktion in bereitgestellten Exposés.


3.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Es werden ergänzend zu den unter Abschnitt II dargestellten Datenverarbeitungen folgende Informationen erhoben: Anzahl der Exposé Aufrufe, IP-Adresse des Besuchers, Anzahl Seitenaufrufe im Zeitverlauf, Bewegungen und Verweildauer sowie Art der ausgeführten Aktionen. Dazu arbeitet das Interaktive Exposé mit sogenannten „Cookies", Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden.


3.2 Zweck der Verarbeitung
Die erfassten Daten werden zur Optimierung und Verbesserung des Nutzerverhaltens genutzt. Dies zielt auf die Steigerung der Benutzerfreundlichkeit, Optimierung der Website sowie die Unterbreitung von passenden Immobilienangeboten im Rahmen des Suchverhaltens des Besuchers ab.


3.3 Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung
Die Zulässigkeit der Erhebung personenbezogener Daten der InteressentInnen ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. a) der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Verarbeitung erfolgt auf der Grundlage Ihrer für diese Zwecke erteilten Einwilligung.


3.4 Dauer der Speicherung
Die im Rahmen der Nutzung des Interaktiven Exposés erhobenen Nutzerverhaltens-Daten werden für die oben genannten Zwecke gespeichert, bis Sie die uns gegenüber erteilte Einwilligung widerrufen. Wir behalten uns eine vorzeitige Löschung vor, soweit der Zweck der Erhebung der Daten entfallen ist.


3.5 Weitergabe von Daten an Dritte
Ihrer persönlichen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.


4. Vorvertragliche Phase - Konkretisiertes Interesse/ Vorauswahl von Interessenten 

4.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Soweit sich Ihr Interesse nach erfolgter Bereitstellung von Informationen zum Immobilienobjekt konkretisiert hat und zum Zwecke der Vorauswahl von Interessenten und der Bearbeitung von deren Anfragen, der Bereitstellung von Informationen und der Vereinbarung von Besichtigungsterminen erheben wir folgende Daten:

·  Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift

·   E-Mail-Adresse, Telefonnummer

·   Anzahl der im Haushalt lebenden Personen

·   Einkommensverhältnisse und Beruf

·   Eröffnete und noch nicht abgeschlossene Verbraucherinsolvenzverfahren

·   Angaben aus Wohnberechtigungsschein, soweit vorhanden/einschlägig


4.2 Zweck der Verarbeitung

Die Erhebung und Verarbeitung der Daten erfolgt zum Zwecke der Beantwortung und Abwicklung der Anfragen von Mietinteressenten, der Übermittlung angeforderter Informationen und der Prüfung und Vereinbarung von Besichtigungsterminen, sowie der Entscheidung über die Begründung.


4.3 Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung

Die Zulässigkeit der Erhebung personenbezogener Daten der InteressentInnen richtet sich bis zum und im Besichtigungstermin regelmäßig nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Spätestens nach der Erklärung der InteressentInnen, konkretes Interesse an einem Eintritt in einen Miet- oder Kaufvertrag bezüglich einer Immobilie zu haben, entsteht ein vorvertragliches Schuldverhältnis, so dass dann zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO maßgebend ist. Die Datenverarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, f DSGVO zu den genannten Zwecken und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Anbahnungsverhältnis eines Miet- oder Kaufvertrages erforderlich.


4.4 Dauer der Speicherung

Soweit sich Ihr Interesse und Ihre Anfrage auf ein konkretes Vermietungs-Objekt bezieht, entfällt die Erforderlichkeit der Verarbeitung für die Vertragsanbahnung/Anfragebearbeitung, sobald eine Auswahl unter den Interessenten getroffen und ein Vertrag bezüglich der betroffenen Immobilie abgeschlossen worden ist. Die Daten nicht berücksichtigter Interessenten werden in diesem im Fall regelmäßig nach Ablauf von sechs Monaten ab diesem Zeitpunkt gelöscht. Ist die Anfrage und das Interesse der InteressentInnen (auch) auf weitere und zukünftige Immobilienobjekte gerichtet, so entfällt die Erforderlichkeit der Verarbeitung der Daten, wenn der Interessent mitteilt, dass ein entsprechendes Interesse nicht mehr besteht. Die Daten nicht berücksichtigter InteressentInnen werden in diesem im Fall regelmäßig nach Ablauf von sechs Monaten ab diesem Zeitpunkt gelöscht. Sofern wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind, wir ein überwiegendes berechtigtes Interesse an der hierüber hinausgehenden Speicherung haben oder Sie in eine darüber hinaus gehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben, sind diese Fristen maßgeblich.


4.5 Weitergabe von Daten an Dritte

Ihrer persönlichen Daten werden nicht an andere außer den im Folgenden genannten Dritten zu den aufgeführten Zwecken weitergegeben. Zum Zwecke der Beantwortung von Anfragen von Mietinteressenten, der Übermittlung von Informationen zum Immobilienobjekt und zur Vereinbarung und Wahrnehmung von Besichtigungsterminen behalten wir uns vor, die von Ihnen gemachten Angaben an ein Dienstleistungsunternehmen weiter zu leiten. Die weitergegebenen Daten dürfen von diesen ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

5. Vermittlung, Anbahnung, Begründung und Durchführung des Miet- oder Kaufvertrages

5.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung 

Zum Zweck der Vermittlung, Anbahnung, Begründung und Durchführung eines Miet- oder Kaufvertrages bezüglich des Immobilienobjekts erhebe/n ich wir folgende Daten:

•   Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift

•   E-Mail-Adresse, Telefonnummer

•   Anzahl der im Haushalt lebenden Personen

•   Einkommensverhältnisse und Beruf

•   Angaben aus Wohnberechtigungsschein, soweit vorhanden/einschlägig

•   Eröffnete und noch nicht abgeschlossene Verbraucherinsolvenzverfahren

•   Kontodaten

•   Höhe der Miete und Betriebskosten

•   Verbrauchsdaten und Betriebskosten gem. BetrKV und HeizKV, soweit einschlägig


5.2 Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung
Die Zulässigkeit der Erhebung personenbezogener Daten der Interessentinnen richtet sich im Besichtigungstermin regelmäßig nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Spätestens nach der Erklärung der InteressentInnen, eine konkrete Immobilie mieten oder kaufen zu wollen, entsteht ein vorvertragliches Schuldverhältnis zu den InteressentInnen, so dass dann Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO maßgebend ist. Die Datenverarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, f DSGVO zu den genannten Zwecken und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Vertragsverhältnis erforderlich.


5.3 Dauer der Speicherung

Die personenbezogenen Daten der InteressentInnen werden regelmäßig bis zum Ablauf der gesetzlichen dreijährigen Regelverjährungsfrist (§ 195 BGB) gespeichert und mit Ablauf der Frist gelöscht. Sofern wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinaus gehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben, sind diese Fristen maßgeblich.


5.4 Weitergabe von Daten an Dritte

Ihre personenbezogenen Daten geben wir bestimmungsgemäß an den jeweiligen potentiellen Vertragspartner des Miet- oder Kaufvertrages (Vermieter, Verkäufer, Mieter, Käufer) weiter. Im Übrigen werden Ihre Daten nicht an Dritte weitergegeben. Die weitergegebenen Daten dürfen von diesen ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

6. Bonitätsprüfung/ Auskunfteien

6.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Soweit dies zur Beurteilung Ihrer Bonität erforderlich ist, holen wir im Rahmen der Vertragsanbahnung Bonitätsauskünfte über Sie bei einer Auskunftei ein. Zu diesem Zweck und der Identifizierung übermitteln wir Ihren Namen, Ihre Anschrift und Ihr Geburtsdatum an die Auskunftei. Gegenstand der Auskunft sind Bewertungen und (Negativ-)Merkmale betreffend die Bonität und ein etwaiges nicht vertragsgemäßes oder betrügerisches Verhalten. Des Weiteren übermitteln wir an diese Auskunfteien personenbezogene Daten über ein etwaiges nicht vertragsgemäßes oder betrügerisches Verhalten von Mietern oder Käufern im Rahmen der Anbahnung und Durchführung von Miet-/Kaufverträgen, soweit die Voraussetzungen für die Rechtmäßigkeit einer solchen Übermittlung vorliegen.


6.2 Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung

Rechtsgrundlagen dieser Übermittlungen und Datenerhebungen sind Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Übermittlungen und Datenerhebungen auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO dürfen nur erfolgen, soweit dies zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder derer von Dritten erforderlich ist und nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen. 


6.3 Dauer der Speicherung

Zur Erfüllung der sich aus Art. 5 Abs. 2 DS-GVO ergebenden Rechenschaftspflicht über die erfolgte Informationserteilung und zum Nachweis des berechtigten Interesses gegenüber der Auskunftei bewahren wir dieses Informations-Dokument für den Fall, dass eine Anfrage bei der Auskunftei erfolgt, für einen Zeitraum 12 Monaten auf. Im Falle des Vertragsschlusses wird dieses Dokument mit zu den Vertragsunterlagen genommen und unterliegt sodann den entsprechenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. 


6.4 Weitergabe von Daten an Dritte

Ihre personenbezogenen Daten geben wir bestimmungsgemäß an den jeweiligen potentiellen Vertragspartner des Miet- oder Kaufvertrages (Vermieter, Verkäufer, Mieter, Käufer) und bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß Ziffer 1) an die Auskunftei weiter. Im Übrigen werden Ihre Daten nicht an Dritte weitergegeben. Die weitergegebenen Daten dürfen von diesen ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

7. Betroffenenrechte 

Sie haben das Recht eine erteilte Einwilligung zu widerrufen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO, Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten gemäß Art. 15 DSGVO, die Berichtigung Ihrer gespeicherten Datensätze gemäß Art. 16 DSGVO sowie die Löschung ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DSGVO zu verlangen. Außerdem steht Ihnen das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art.18 DSGVO, einer Mitteilung im Zusammenhang mit der Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten oder der Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO zu. Auch können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO beschweren.

8. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Sofern Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, wenden Sie sich bitte an die oben angegebene Adresse des Verantwortlichen.

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