Was ist während einer Videokonferenz zu beachten?

Trotz Homeoffice und keiner direkten Anwesenheit im Büro an Konferenzen teilnehmen! Teams, Zoom, Skype oder auch GoToMeeting. Das alles sind wichtige Begleiter in unserer momentanen Situation. Doch was muss in solch einer digitalen Konferenz beachtet werden? Gibt es eine Art „Knigge“ für diesen Fall?

Welcher Raum sollte am besten für die Videokonferenz genutzt werden? Wie sollte der Hintergrund aussehen? Und sollte die Businesskleidung tatsächlich getragen werden? Dass Videokonferenzen einen großen Vorteil und Flexibilität mit sich bringen ist kein Geheimnis, doch auch diese benötigen, genau wie Bürokonferenzen, ausreichend Vorbereitung.

Zuerst ist die Wahl des Arbeitsplatzes bzw. Raumes wichtig. Es sollte sichergestellt werden, dass Sie sich in einem ruhigen Umfeld aufhalten und nicht von Kindern, Mitbewohnern oder dem Partner gestört werden. Für diese Fälle sollte das Mikrofon in der Zeit, in welcher nicht gesprochen wird, stumm gestellt werden. So lässt sich eine Geräuschkulisse vermeiden und kontrollieren. Zudem sollte, wenn möglich, ein neutraler, aufgeräumter und gut beleuchteter Ort gewählt werden, welcher zusätzlich über eine stabile Internetverbindung verfügt und eine angenehme Arbeitsatmosphäre verschafft.

Sollte die Konferenz in einem Konferenzraum innerhalb des Büros stattfinden, sollte auf die richtige Sitzordnung und Kameraplatzierung geachtet werden. Jeder einzelne Teilnehmer muss gut sichtbar sein und einen guten Blick auf den Bildschirm haben.

Nun zum „Dresscode“. Gibt es einen Solchen überhaupt in Videokonferenzen? Ja!

Hier gilt nahezu die gleiche Verhaltensregel wie in einem alltäglichen Meeting oder persönlichen Treffen innerhalb der Bürowände. Immerhin handelt es sich nicht um eine private Skype Konferenz mit der Familie, Freunden o.ä. auch wenn die gewohnten vier Wände dazu verleiten lassen. Achten Sie also darauf im passenden Kleidungsstil, entsprechend der Bürokleiderordnung, zu erscheinen und erwecken Sie dadurch einen professionellen Eindruck.

Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer der Konferenz Sie gut erkennen und sehen können, Sie sich etwa mittig in der Kamera positionieren und ein freundliches Erscheinungsbild an den Tag legen. Eine deutliche Aussprache, gelegentliche Pausen und direkter Blickkontakt zu den Kollegen ist von Vorteil. Fragen Sie zu Beginn, ob jeder Teilnehmer Sie gut verstehen kann. Greifen Sie bestenfalls zu Kopfhörern, diese schirmen Außengeräusche etwas ab und legen den Fokus auf Ihren Sprechpart.

Bleiben Sie konzentriert. Auch wenn die Versuchung groß ist, mal eben kurz auf das Handy zu schauen, E-Mails zu checken oder eine SMS zu verfassen, sollte dies unterlassen werden. Mitschriften auf einem Notizblatt sind natürlich erlaubt und gerne gesehen, nicht jedoch auf dem Computer, da das Tastengeräusch zur Störung der Konferenz führen kann.

Gerade in unserer momentanen Situation eignet sich eine virtuelle Konferenz sehr gut. Das Aufkommen von Menschengruppen und das nahe Beisammensitzen kann so hervorragend verhindert werden - Themen können aber trotzdem besprochen werden. Man merkt, dass die Videokonferenzen sowohl Arbeitgeber- und nehmern als auch Kunden sehr entgegenkommen und kaum noch wegzudenken sind.

Trotz alledem sollte die o. g. Regeln beachtet und befolgt werden, da eine Videokonferenz nicht zu unterschätzen ist.

Webkonferenzen bringen noch viele weitere Vorteile mit sich. Dazu gehören ebenfalls:

  • Weniger Reisekosten
  • Eingesparte Reisezeit
  • Schnelles „return to desk“
  • Umweltfreundliches Arbeiten
  • Flexibilität und standortunabhängige Zusammenarbeit
  • Visualität (im Gegensatz zu Telefonkonferenzen)
  • Regelmäßigerer Austausch möglich
  • Weltweiter Austausch innerhalb kürzester Zeit möglich

Wie können wir Ihnen helfen?

Es gibt kein Problem, keine Notlage oder sonstige Lebenssituation, in der wir nicht schon seit Jahren erprobt sind. Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Kennenlerngespräch, bei dem wir Sie zu Ihrem Anliegen beraten können.

Mehr zum Thema

Alle ansehen

Wir verwenden Cookies 🍪

Wir verwenden Cookies, um beispielsweise Funktionen für soziale Medien anzubieten oder die Zugriffe auf unsere Website zu analysieren. Sie geben Einwilligung zu unseren Cookies, wenn Sie unsere Webseite weiterhin nutzen. Um fortzufahren müssen Sie eine Auswahl treffen.

Weitere Informationen zum Thema Datenschutz und Cookies können Sie unserer Datenschutzerklärung entnehmen. Unter Einstellungen können Sie gezielt Optionen ein und ausschalten.

Einstellungen

  • Die Seite verwendet Cookies um Session Informationen zu hinterlegen. Diese sind nicht personenbezogen und werden nicht von fremden Servern ausgelesen.
    Alle unsere Bilder und Dateien liegen in unserem Content Management System Ynfinite und werden von dort bereitgestellt. Ynfinite erhält durch die Bereitstellung Ihre IP Adresse, diese wird jedoch nur zum Zwecke der Bereitstellung der Bilder im Rahmen eines HTTP Aufrufes verwendet. Die Daten werden nicht langfristig gespeichert.

  • Inhalte aus externen Quellen, Videoplattformen und Social-Media-Plattformen. Wenn Cookies von externen Medien akzeptiert werden, bedarf der Zugriff auf diese Inhalte keiner manuellen Zustimmung mehr

  • Diese Cookies sammeln Informationen, die uns dabei helfen zu analysieren, wie unsere Webseite verwendet wird und wie effektiv unsere Marketingkampagnen sind. Dabei werden Daten zum Beispiel mit Hilfe von Google und Facebook ausgewertet. Mithilfe der Analysen aus diesem Cookie können wir Anwendungen für Sie anpassen, um unserer Webseite zu verbessern. Wenn Sie nicht möchten, dass wir Ihren Besuch auf unserer Webseite verfolgen, können Sie das Tracking in Ihrem Browser hier deaktivieren.