Was Home-Office tatsächlich kostet
Die Corona-Krise veränderte das Arbeitsleben vieler Menschen. Schätzungsweise 40 Prozent der Deutschen arbeiteten während des Lockdowns im Home-Office. Der Wechsel nach Hause war häufig improvisiert. Soll das Arbeiten in den eigenen vier Wänden in geordnete Bahnen laufen, wie es sich viele Arbeitgeber und -nehmer wünschen, sind allerdings gesetzliche Regelungen zu beachten.
Für das Einrichten von Telearbeitsplätzen entstehen Arbeitgebern nicht unerhebliche Mehrkosten und zusätzlicher Aufwand, erläutern die Experten von Larbig & Mortag Immobilien in Köln.
Während des Corona-Lockdowns wurden viele Arbeitnehmer Hals über Kopf ins Home-Office verabschiedet und arbeiteten teils über Wochen hinweg vom heimischen Küchentisch oder Sofa aus. Viele waren überrascht, wie gut das in vielen Fällen lief. Nicht wenige Mitarbeiter wollen auch nach den Lockerungen zeitweise in den eigenen vier Wänden arbeiten. Hierbei sind allerdings verschiedene Dinge zu beachten. Ein Telearbeitsplatz, der die Arbeitsstättenverordnung erfüllen muss, hat wenig gemein mit dem krisenbedingten Spontan-Umzug, bei dem alle Beteiligten ein Auge zudrückten.
Zunächst muss man unterscheiden zwischen einer Tätigkeit in Telearbeit und mobilem Arbeiten; beide Begriffe werden häufig synonym verwendet. Bei der Telearbeit muss der Arbeitgeber die gleichen Arbeitsplatz-Anforderungen erfüllen wie im Büro. „Das heißt, er muss Möbel und Technik zur Verfügung stellen wie Schreibtisch, Bürostuhl, PC und Arbeitsmittel wie Drucker, Papier etc. Unter Umständen können zusätzliche Pauschalen vereinbart werden für die Nutzung von Telefon und Internet“, erläutert Uwe Mortag, geschäftsführender Gesellschafter von Larbig & Mortag Immobilien.
Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, die Gesundheit seiner Beschäftigten zu sichern. Das heißt, er sollte vorab prüfen, ob der Home-Office-Platz des Mitarbeiters die nötigen Anforderungen erfüllt. Dazu zählt beispielsweise, dass genug Tageslicht vorhanden ist und der Raum eine Mindestgröße vorweist. Gleichzeitig genießen Mitarbeitende zuhause ein Hausrecht. „Das heißt, sie müssen ihre Vorgesetzten nicht reinlassen. Daher sollten sich diese ein Recht auf Begehung des Arbeitsbereiches ihrer Beschäftigten einräumen lassen, rät Immobilienexperte Mortag.
Ein weiterer Konfliktherd kann die Arbeitszeiterfassung sein. Hier hat der Europäische Gerichtshof im vergangenen Jahr ein wegweisendes Urteil gefällt, das Vorgesetzten eine genaue Zeiterfassung auferlegt. Daher müssen diese ihre Mitarbeitenden im Home-Office anhalten, ihre Arbeitszeit zu protokollieren. Während im Büro ersichtlich ist, wann Mitarbeiter kommen, gehen, Pausen machen etc., ist dies aus der Ferne schwer prüfbar. So genannte Keylogger, die Eingaben des Nutzers am Computer protokollieren und sichtbar machen, dass er arbeitete, sind gemäß einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts nur in begründeten Fällen anwendbar. Selbstredend ist auch im Home-Office die Datensicherheit einzuhalten. Hat die Telearbeiterin sensible Unterlagen mit nach Hause genommen, müssen diese nach getaner Arbeit verschlossen werden. Auch muss geklärt sein, dass Mitarbeitende am heimischen Schreibtisch für ihre Rechner die gleichen Firewall-Updates durchführen wie dies für die Computer im Büro erfolgt. Manche Unternehmen behelfen sich damit, dass sie Tätigkeiten, bei denen mit sensiblen Daten umgegangen wird, nicht für das Arbeiten außerhalb der Büroräume freigeben.
Im Gegensatz zum Telearbeitsplatz kann der Mitarbeiter beim so genannten mobilen Arbeiten überall seinem Broterwerb nachgehen, also im Park, Hotel oder Café. Hierbei gibt es kaum gesetzliche Regelungen. Letztlich weil es für temporäre Phase (z.B. Dienstreisen) gedacht ist und nicht, dass man einen ganzen Arbeitstag im Zug oder im Café verbringt.
Neuer Telearbeitsplatz kostet etwa 3.000 bis 5.000 Euro pro Mitarbeiter
Setzt man die Kosten für die Ausstattung eines Telearbeitsplatzes in Relation zum bereits vorhandenen Büroarbeitsplatz, werden die zusätzlichen Ausgaben erkennbar. Für Mobiliar und Technik muss der Arbeitgeber pro Telearbeitsplatz etwa 3.000 bis 5.000 Euro veranschlagen. In den meisten Fällen sind die Büroräume bereits mit dieser Technik ausgestattet. Nun könnte man anführen, dass man auf der anderen Seite Bürofläche reduzieren könnte, indem sich Mitarbeiter die ab und an mobil arbeiten, im Office einen Schreibtisch teilen. Rechnet man pro Mitarbeiter mit circa 12 bis 15 Quadratmetern Bürofläche und kommen weniger täglich ins Büro, könnte man überflüssige Flächen untervermieten. Ratsam ist dies nur, wenn ganze Räume oder Etagen abtrennbar sind und es vor allem in Pandemie-Zeiten zu keiner Durchmischung der Mitarbeiter unterschiedlicher Firmen kommt. Darüber hinaus kann eine feste Nach- oder Untervermietung von Büroflächen in Zukunft zum Problem werden, nämlich wenn die Beschäftigten im Home-Office nicht die gewünschte Produktivität oder den intensiven Austausch mit den Kollegen haben oder einfach gerne wieder ins Büro kommen möchten. Dann sind diese Flächen meist langfristig vermietet. Der Arbeitgeber kann nicht wieder schnell darauf zurückgreifen. Aber eine Option, die Ausgaben für Telearbeitsplätze durch Mietflächenreduktion in Teilen zu kompensieren, ist es allemal.
Auf mietvertragliche und bauliche Flexibilität achten
„Wer aktuell auf Bürosuche ist, sollte auf Flexibilität achten und zwar einerseits auf mietvertragliche Anpassungsmöglichkeiten wie kürzere Laufzeiten, Verlängerungsoptionen und größtmögliche Freiheit bei der Untervermietung“, rät Mortag. Andererseits sollte der Mieter die bauliche Flexibilität prüfen, dass Grundrisse angepasst werden können und Kleinbüros abgetrennt und mit überschaubaren Kosten wieder zurückgebaut werden können.
Letztlich sind flexible Arbeitszeiten und -orte wichtig für die Mitarbeitergewinnung und deren Bindung. Der persönliche Austausch im Büro, der oft zu kreativen Lösungen und neuen Ideen führt, sei es an der Kaffeemaschine, am Drucker, Kopierer oder während der Teambesprechung, ist ungebrochen wichtig in einer Wissensgesellschaft. Videokonferenzen können ihn schwerlich ersetzen.
Nicht jeder Arbeitnehmer sollte arbeiten können, wie er will
„Weiterhin geben wir zu bedenken, dass sich Mitarbeiter zu schnell an eine Arbeitsplatzsituation im Home-Office gewöhnen. Darunter leidet unter Umständen die Erreichbarkeit der Mitarbeiter. Auch der Informationsfluss, der kreative Austausch kann zu Mitarbeitern im Home-Office nicht so gut aufrechterhalten werden, wie zu Beschäftigten im Büro. Der Arbeitgeber hat eine Fürsorge- und Schutzfunktion“, erklärt Mortag.
In Zukunft werden Unternehmen gut beraten sein, eine hybride Arbeitsplatzgestaltung zu schaffen. Das heißt, Mitarbeitende, die zeitweise im Home-Office arbeiten wollen, erhalten hierzu die Möglichkeit. Dabei wird festgelegt, wie häufig sie von Zuhause aus arbeiten dürfen, welche Tätigkeiten sie dort erledigen und zu welchen Gelegenheiten sie ins Büro kommen sollen. Die anderen können – wie gehabt – im Büro arbeiten. Solche Konzepte sind nicht erst mit Covid-19 entstanden, werden aber seit dem Pandemie-Ausbruch vermehrt diskutiert.
